24.09.2015

Ab 01.10.2015 keine originalen Unterlagen im Fachdienst Soziales einreichen

Alle Unterlagen im Fachdienst Soziales werden digitalisiert / Verwaltung auf dem Weg zum "papierlosen Büro" / Eingehende Post wird nach Digitalisierung vernichtet

Im Rahmen der schrittweisen Einführung der elektronischen Akte bzw. des „papierlosen Büros“ (E-Akte) müssen die eingereichten Schriftstücke digitalisiert werden. Nach einer internen Testphase wird dies beginnend im Fachdienst Soziales umgesetzt.

Was bedeutet dies für die Kunden/ Bürger?

Es sind ab dem 01.10.2015 keine originalen Unterlagen an den Fachdienst Soziales einzureichen, da die eingehende Post nach der Digitalisierung vernichtet wird. Die Dokumente stehen dann nur noch digital zur Verfügung und werden an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Es betrifft alle Unterlagen, wie z. B. Ausweise, Mietverträge, Krankenversicherungskarte, Kontoauszüge, sonstige Nachweise, usw. alles wird nur noch als Kopie oder bereits digitalisiert eingereicht. Es besteht im Weiteren die Möglichkeit, die Unterlagen in den Bürgerbüros digitalisieren (einscannen) zu lassen. Das jeweilige ortsnahe Bürgerbüro sendet dann die Unterlagen weiter. Antragsteller behalten ihre Originale, um diese bei eventuellen Rückfragen oder Unstimmigkeiten vorzulegen.

Was ist, wenn versehentlich doch ein Original, welches noch benötigt wird, mit übersandt wurde?

In einem solchen Fall ist sofort Kontakt mit dem zuständigen Sachbearbeiter aufzunehmen und das Dokument möglichst genau zu benennen, damit schnell gehandelt werden kann. Anderenfalls kann es vorkommen, dass die Unterlagen unwiederbringlich vernichtet werden.

Die E-Akte verspricht einen schnelleren und ortsunabhängigen Zugriff auf Unterlagen auch durch verschiedene zuständige Mitarbeiter gleichzeitig. Informationen werden auf diese Weise schneller gefunden und Geschäftsprozesse werden beschleunigt, sodass Anträge schneller beschieden werden können.